Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
Con el botón opciones de agrupamiento podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes:
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión
o bien
Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón vista diseño .
La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.
La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:
En la pestaña Diseño encontrarás los mismo controles que vimos en el tema anterior:
Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo.
Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenación dentro de un grupo.
Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y agrupación.